Czerwona teczka przedsiębiorcy – czyli o czym nie myślimy, a powinniśmy

„A kiedy przyjdzie także po mnie, zegarmistrz światła purpurowy…”

Ten cytat z popularnej piosenki Tadeusza Woźniaka jak ulał pasuje do tego o czym chcę tutaj wspomnieć:

Drogi przedsiębiorco – udało się! Prowadzisz dobrze prosperujący interes, wypromowałeś swoją markę swoją ciężką i rzetelną pracą. Możliwe że masz jeszcze do tego zadowolonych pracowników, którzy stanowią istotną wartość Twojego imperium. Pomyślałeś o wszystkim – firma jest chroniona przez rzeszę prawników, ubezpieczenia itp. Ale co się stanie, kiedy nagle Ciebie zabraknie? Albo nagle stracisz zdolność do kierowania przedsiębiorstwem, a nawet przekazywania wiedzy innym? Co się stanie z firmą, z pracownikami, wierzytelnościami, zobowiązaniami? Czy Twoi bliscy sobie z tym poradzą?

Czy możemy temu zaradzić? Oczywiście że nie! – jak to mówią – wypadki chodzą po ludziach. Ale możemy złagodzić skutki i przygotować większość informacji „na wszelki wypadek” Do tego właśnie ma służyć „Czerwona Teczka” – teczka z najważniejszymi informacjami, które ułatwią naszym potomnym, spadkobiercom wziąć sprawy w swoje ręce.

Co powinno się znaleźć w takiej teczce? Oto przykładowa zawartość teczki (dzięki uprzejmości Joanny Głowackiej)

1. Instrukcja postępowania – krok po kroku – co robić?
2. Lista osób, które pomogą w awaryjnej sytuacji + namiary. Wykonawca testamentu.
3. Testament. W przypadku notarialnego kontakt do kancelarii.
4. Polisy na życie indywidualne wraz z informacją o uposażonych. Kontakt do agenta.
5. Polisy na życie grupowe wraz z informacją o uposażonych. Kontakt do agenta.
6. Posiadane rachunki bankowe – nazwa banku, numer rachunku, dane ewentualnych pełnomocników, informacja o dyspozycji na wypadek śmierci.
7. Informacja o posiadanych lokatach – kontakt do opiekuna klienta lub placówki.
8. Środki ulokowane w funduszach następujących TFI – nazwa instytucji, numer rachunku oraz informacja o zapisach na wypadek śmierci.
9. OFE – informacja o obsługującej instytucji, numer rachunku oraz informacja o wskazanych beneficjentach.
10. IKE – informacja o obsługującej instytucji, numer rachunku, kontakt do opiekuna klienta lub placówki.
11. IKZE – informacja o obsługującej instytucji, numer rachunku, kontakt do opiekuna klienta lub placówki.
12. Akcje / obligacje w domach maklerskich: (lista).
13. Umowa kredytu hipotecznego (ważne zapisy, co się dzieje, gdy zabraknie jednego z kredytobiorców) + informacja o saldzie zadłużenia oraz informacja nt. ich ubezpieczenia.
14. Inne zobowiązania :

• Karty kredytowe (lista + wysokość limitów)
• Pożyczki, kredyty ( lista + kwoty pożyczek)
• Pożyczki prywatne ( od kogo i ile)
• Dane do logowania do BIK (aby zweryfikować faktyczną liczbę kredytów i pożyczek).

15. Pożyczki udzielone ( komu, ile, na jak długo pożyczyliśmy)
16. Dokumenty związane z działalnością gospodarczą:

• dokumenty rejestracyjne (CEIDG, NIP, REGON)
• dane Urzędu Skarbowego
• dane ZUS

17. Dokumenty związane z pracą na etacie:

• dokładna nazwa firmy + informacje z kim się kontaktować
• informacja o PPE lub PPK
• informacja o pożyczkach zaciągniętych w firmie.

18. Kopia dokumentów samochodu, zapasowe kluczyki + informacja, gdzie auto jest serwisowane.
19. Akty notarialne własności nieruchomości.
20. Nazwa instytucji, w których należy zgłosić zgon:

• wspólnota mieszkaniowa/spółdzielnia
• dostawca energii,
• dostawca gazu,
• dostawca internetu,
• dostawca TV kablowej,
• operator telefonii komórkowej.

21. Lista portali społecznościowych, na których posiadamy konta (aby nasi spadkobiercy mogli zwrócić się z prośbą o ich usunięcie).
22. Lista adresów e-mail, z których korzystamy (aby można było je zamknąć).
23. Lista dysków z dokumentami „w chmurze”.

Dodatkowo poza tą listą warto przygotować pełnomocnictwo notarialne do załatwiania wszelkich spraw w naszym imieniu – leżące w depozycie notarialnym na wypadek śmierci, śpiączki itp.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG powinny zawczasu (a najlepiej już dziś!) wyznaczyć i zarejestrować w CEIDG zarządcę sukcesyjnego – to znaczy osobę która w razie śmierci przedsiębiorcy będzie miała prawo do natychmiastowego przejęcia prowadzenia bieżącej działalności firmy (bez czekania na postępowanie spadkowe)

Tak więc drogi przedsiębiorco, następnym razem zanim pomyślisz w zadumie przy szklaneczce whisky „co z nami będzie gdy spotkamy się na zakręcie?” – spójrz na swoją czerwoną teczkę i dodaj : „Przynajmniej to mam z głowy”

Tekst powstał z inspiracji dyskusji w ramach Konferencji „Zmieniamy Oblicze Biur Rachunkowych” – wielkie podziękowania dla Joanny Głowackiej bez której ten tekst by nie powstał (prawdę mówiąc nawet bym o tym nie pomyślał!)