Mamy przełom roku 2022-2023 – galopująca inflacja spędza sen z oczu wielu przedsiębiorcom, od roku mamy nowe zasady podatkowe, które pomimo zaklinania rządu – zwiększyły obciążenia podatkowe w przeważającej części firm. Nowa rzeczywistość nie ominęła Biur Rachunkowych
Najprościej rzecz biorąc można podwyższyć ceny usługi o wskaźnik inflacyjny, co wiele Biur – słusznie z resztą – zrobi, ale wszyscy wiemy że ten wskaźnik nijak się ma do faktycznego wzrostu kosztów. Cóż zatem zrobić? Szukać możliwości ograniczenia kosztów działalności biura.
Jednym ze sposobów jest tak zwane „odpapierzenie biura” – czyli ograniczenie form papierowych dokumentów do niezbędnego minimum. Dokładnie mówiąc mówimy tutaj o przeniesieniu obszaru pracy biura z papieru na odwzorowania cyfrowe dokumentów (krótko mówiąc skany). Tą drogą postanowiłem iść z Tomik-Bis S.C. od początku roku 2023 – o czym poinformowałem klientów.
Klientów mających obawy przed nowym sposobem współpracy zachęcam do zapoznania się z opiniami tych, z którymi już od dawna współpracuję on-line.
Od wielu lat prowadzę księgowość „w chmurze” – co już jest nowatorskim podejściem, dodatkowo bardzo ułatwiło mi decyzję o rezygnacji z papieru. O korzyściach takiego rozwiązania pisałem już w blogu: https://tomikbis.pl/biuro-rachunkowe-online-co-to-jest/ . Większość klientów zwraca uwagę na znacznie skrócenie czasu przygotowywania dokumentów dla księgowości i uproszczenie formuły:
„Wykorzystanie Dysku Google do przekazywania faktur w wersji elektronicznej znacząco skróciło czas, który musiałem na to przeznaczać. Obecnie przekazanie faktur trwa tyle co przeniesienie pliku z pulpitu do folderu i można to zrobić od razu gdy ją otrzymamy. Szczerze polecam to rozwiązanie osobom, które tak jak ja, chcą ułatwić sobie pracę i zyskać czas przy wykorzystaniu dostępnych technologii. / Polecam Paweł Nowak”
Takie uproszczenie i przyspieszenie procesu nie jest bez znaczenia przy nowych rozwiązaniach szeroko rozumianego e-commerce, gdzie ta forma współpracy z księgowym wydaje się już absolutną koniecznością:
„Polecamy księgowość w 100%, terminowe rozliczanie dokumentów oraz świetny kontakt. Największą zaletą jest współpraca całkowicie online. Biuro przyjmuje wszystkie nasze dokumenty elektronicznie – to zdecydowanie przyśpiesza naszą pracę, możemy przez to zaoszczędzić sporo czasu i skupić się na innych zadaniach. Biuro oferuje wiele integracji ecommerce i zawsze jest otwarte na nowe rozwiązania.” ~enimo.net
Na jeszcze inną korzyść takiego rozwiązania wskazuje inny klient, dla którego ważna okazała się możliwość śledzenia na bieżąco swoich dochodów, oraz bieżący wgląd w każdą fakturę – bez potrzeby angażowania biura rachunkowego. Co więcej – zaksięgowane dokumenty są skatalogowane i bardzo łatwo je znaleźć:
„Współpraca na cyfrowej platformie to ogromne ułatwienie, zwłaszcza w zakresie wyszukania następczo dokumentów – bez znaczenia, czy kosztowych, czy przychodowych. Godzina pracy przy skanowaniu nie jest wielkim wyzwaniem, a dokumentów mamy naprawdę dużo… Ułatwienie dla obu stron – chwila przyzwyczajenia i naprawdę doceniłem tę formę wymiany danych. Polecam każdemu – Grzegorz Pytloch”
Co ciekawe poprosiłem klientów o wskazanie również wad takiej współpracy – jak widać z powyższych wpisów – żaden z klientów takich wad nie widzi (ale może jednak jakieś wady są – z chęcią o takich poczytam w komentarzach)
Jakie mamy korzyści z takich rozwiązań? – dla Biura to ograniczenie kosztów działalności oraz wydatne skrócenie czasu obsługi klienta, dla klienta – ułatwienie i dostęp do danych 24 godziny na dobę, no i dla środowiska – mniej zużytego papieru, tonera (jakże nieprzyjaznego środowisku). Skąd więc taka niechęć do nowego rozwiązania? Chyba to tylko lęk przed zmianą….
Nie sposób nie wspomnieć tutaj jeszcze że swoją cegiełkę dołożyło Ministerstwo Finansów w planowaną na 1 stycznia 2024 rok rewolucją KSEF (Krajowy System E-Faktur), gdzie już pożegnamy się z takimi fakturami jakie znamy teraz, faktura pozostanie tylko tym czym powinna być od samego początku – zestawem danych. Czy ten system wejdzie od tej daty czy nie – specjaliści nie są co do tego zgodni, ale musimy się do tego przygotować. Jest to tak duża zmiana co do istoty faktury dla niektórych, że wcześniejsze przygotowanie się do tego poprzez właśnie współpracę z biurem on-line jest koniecznością
Stąd moje pytanie w tytule i nasuwająca się odpowiedź – nie czas już na e-rewolucje w księgowości – to już jest absolutna konieczność.